Ideile esențiale
- Programul de gestiune spune cât stoc ai, iar WMS-ul spune unde este fiecare produs.
- ERP-ul leagă stocul de comenzi, achiziții, facturi și livrări.
- Alegerea pornește de la locul în care apar greșelile, nu de la numele programului.
Ce face un program de gestiune a stocurilor
Programul de gestiune înregistrează intrările, ieșirile, transferurile și cantitățile pentru fiecare produs. Contabilul îl folosește pentru documente, iar vânzătorul pentru a vedea dacă un produs este pe stoc.
Pentru o firmă cu un depozit, un canal de vânzare și câțiva colegi care știu fiecare raft, este de cele mai multe ori suficient. Problemele apar când volumul crește și aceleași produse sunt vândute pe mai multe canale.
Semne că programul de gestiune nu mai ajunge
Fiecare semn de mai jos are un cost: un client refuzat, un colet trimis greșit, un transport plătit de două ori sau ore de verificări la sfârșitul zilei.
- Vânzătorul confirmă o comandă, iar colegul din depozit descoperă că produsul lipsește de pe raft.
- Aceeași comandă este scrisă în magazinul online, în gestiune și în factură.
- Inventarul durează zile întregi, iar diferențele nu le poate explica nimeni.
- Comenzile se pregătesc după o listă printată, iar produsul este căutat din memorie.
- Stocul real îl știe un singur coleg, iar când lipsește, nimeni nu poate răspunde clientului.
- Rapoartele de stoc se fac în Excel, din exporturi luate din mai multe programe.
Când ai nevoie de WMS
Un WMS, sistem de gestiune a depozitului, urmărește ce se întâmplă în interiorul depozitului. Știe unde a fost pus produsul la recepție, cine l-a mutat și din ce locație se ia pentru o comandă.
Ai nevoie de el când greșelile apar la raft: colete greșite, produse căutate fără rezultat, inventare care opresc activitatea. Colegul din depozit scanează fiecare produs la pregătire, iar sistemul scade stocul în momentul scanării.
Poți începe cu telefoane sau tablete cu cameră și etichete tipărite. Treci la scanere dedicate mai târziu, dacă volumul de comenzi le cere.
Când ai nevoie de ERP
Un ERP leagă stocul de restul firmei: comenzi, achiziții, facturi, livrări și aprobări. Vânzătorul scrie comanda o dată, iar depozitul și contabilitatea lucrează cu aceleași date.
Ai nevoie de el când greșelile apar între departamente. Contabilul reface facturi după comenzi scrise separat, iar colegul de la achiziții comandă marfă fără să vadă rezervările.
ERP-ul nu înlocuiește obligatoriu programul de contabilitate. De multe ori, legătura controlată între ele este mai sigură decât mutarea tuturor proceselor deodată.
Gestiune, WMS sau ERP: comparația pe scurt
Am pus în tabel locul în care apar greșelile, pentru că acolo vezi ce tip de program îți lipsește.
| Criteriu | Program de gestiune | WMS | ERP |
|---|---|---|---|
| Ce urmărește | Cantități, intrări și ieșiri | Locații, mutări, pregătire și scanare | Comenzi, stoc, achiziții, facturi și livrări |
| Unde apar greșelile pe care le rezolvă | În evidența cantităților | În depozit, la raft și la colet | Între vânzări, depozit și contabilitate |
| Cine îl folosește zilnic | Contabilul și vânzătorul | Colegii din depozit, pe telefon sau scaner | Vânzările, depozitul, achizițiile și conducerea |
| Când este potrivit | Un depozit și un canal de vânzare | Depozit propriu cu comenzi zilnice | Mai multe departamente care lucrează pe aceeași comandă |
Cele trei pot lucra împreună. Un WMS sau un ERP se poate lega de programul de gestiune pe care îl ai deja.
Cum alegi fără să schimbi tot
Urmărește o comandă reală de la confirmare până la colet și factură. Notează fiecare loc în care cineva copiază date sau verifică ceva manual.
Primul pas este de obicei cel cu cele mai multe greșeli. Poate fi pregătirea comenzilor, adică un WMS, sau legătura dintre magazin și gestiune, adică o integrare.
Center Electric a pornit în 2018 cu un magazin online construit de Webmate. Depozitul, ERP-ul și CRM-ul au fost adăugate pe etape, iar astăzi stocul din depozit se actualizează automat la fiecare comandă din magazin.
Sistemele construite de Webmate nu au cost pe utilizator. Colegii din depozit primesc acces fără licențe separate.
Resurse Webmate relevante
Continuă cu ghidurile, serviciile și exemplele care se leagă direct de subiectul acestui articol.
Întrebări frecvente
Pentru un depozit și un canal de vânzare, alege un program care emite documentele de care ai nevoie și se poate lega de magazin și de facturare. Verifică dacă are o interfață de programare (API) prin care alte programe pot citi stocul.
